Werkkapitaal wordt vaak verward met cashflow, maar het is toch echt iets anders. Een hoge cashflow is altijd goed, maar een hoog werkkapitaal niet. Hoe dat zit, leggen we hier uit. Werkkapitaal is je vlottende activa (voorraden, debiteuren, onderhanden werken en liquide middelen) minus je vlottende passiva, ook wel kortlopende schulden genoemd (crediteuren, te betalen BTW, loonheffing en andere te betalen posten op korte termijn). Uiteraard moet dit verschil positief zijn want anders kun je niet aan je verplichtingen op korte termijn voldoen, maar als het werkkapitaal te hoog is kan dit ook een risico en een financieringsbehoefte inhouden, afhankelijk van waardoor dat hoge werkkapitaal wordt veroorzaakt.
Oorzaken hoog werkkapitaal
Als het hoge werkkapitaal wordt veroorzaakt door veel liquide middelen en/of weinig kortlopende schulden is er geen probleem, maar als het wordt veroorzaakt door hoge voorraden, hoge debiteuren of hoge onderhanden werken standen, dan leidt dat tot een hoge korte termijn financieringsbehoefte. Immers, als deze posten hoog zijn, zullen liquide middelen onder druk komen te staan want je hebt voor die posten wel al kosten gemaakt (inkoop en/of geleverde productie). Als je die wel al netjes betaald hebt zullen je liquide middelen achteruit zijn gegaan, heb je ze niet betaald, dan zullen je crediteuren aan de rechterkant zijn opgelopen. Helaas verloopt de ondernemerspraktijk niet zo gladjes dat je de korte termijn financieringsbehoefte die voortkomt uit het werkkapitaalbeslag van debiteuren, voorraden en onderhanden werken helemaal kunt financieren met rekeningen van leveranciers (crediteuren) onbetaald te laten. Dat geldt natuurlijk nog meer voor bedrijven waarvan het grootste deel van de productiekostprijs bestaat uit werk door eigen mensen (zoals bij de meeste dienstverleners) die op de loonlijst staan, want hun salaris moet gewoon elke maand op tijd betaald worden. Er ontstaat dan een externe financieringsbehoefte veroorzaakt door werkkapitaalbeslag.
Cash Conversion Cycle
Vlottende activa die tot een financieringsbehoefte kunnen leiden zijn voorraden, debiteuren en onderhanden werken. Van deze 3 soorten zitten voorraden grondstoffen het langst "vast", daarna "voorraad gereed product" en "onderhanden werk" en daarna "debiteuren". De beste en belangrijkste manier om je werkkapitaal goed te managen is daarom het zo goed mogelijk sturen van je zgn. cash conversion cycle:
Hoe korter je deze cyclus kunt houden, hoe minder financieringsbehoefte je hebt voor werkkapitaal. Het zal je dan ook niet verbazen dat de bereidheid van financiers tot financiering van deze vlottende activa toeneemt naarmate deze minder lang vast zitten. Met andere woorden, voor debiteurenfinanciering zijn veel aanbieders te vinden en te porren, voor onderhanden werken en voorraden ligt dat een stuk lastiger. Te meer ook omdat je daar met meer risico's en afhankelijkheden zit, dan wanneer een factuur voor geleverde goederen of diensten al verstuurd is.
Financieringsinstrumenten
In deze paragraaf gaan we nader in op de verschillende financieringsinstrumenten die er zijn om je financieringsbehoefte uit werkkapitaalbeslag te vervullen. Deze bestaan enerzijds uit producten van financieringsinstellingen, anderzijds uit wat je zelf kunt financieren met een slim gecombineerd debiteuren- en crediteurenbeleid. Met dat laatste beginnen we, want dat is de basis.
Financiering met crediteuren
Je laat de leveranciers wat langer wachten op hun geld waarmee jij tijd wint totdat bijvoorbeeld jouw debiteuren jou hebben betaald of je BTW teruggaaf binnen is. We noemen dit ook wel "handelskrediet", "leverancierskrediet" of "financiering met crediteuren". Je kunt dit "zonder afspraken" doen door ze maar wat langer te laten wachten. Dit is echter zeker niet aan te bevelen, niet alleen vanwege je relatie met de leverancier maar ook vanwege de slechte kredietscore die je dan kunt krijgen in de vele registers die er tegenwoordig zijn. Beter kun je dergelijke afspraken met je leverancier uitonderhandelen voordat je de order plaatst en vervolgens vastleggen in de orderovereenkomst. Of je dit voor elkaar krijgt hangt af van de posities over en weer. In tijden en/of categorieën waarin bijvoorbeeld bepaalde in te kopen grondstoffen, (half-)producten, onderdelen of diensten schaars zijn, zul je weinig kans maken op een dergelijk leverancierskrediet maar zal er juist vooruitbetaling verlangd worden. Echter als jouw product of dienst in die categorie past, zit jij op die stoel.
Extra aandachtspunt bij financiering met crediteuren is de vraag of er in de algemene voorwaarden van de leverancier dan wel in de orderovereenkomst een eigendomsvoorbehoud is opgenomen. Dit houdt in dat zolang jij niet alles hebt betaald, het door de leverancier reeds geleverde nog steeds zijn eigendom is. Dit betekent enerzijds dat deze het kan terughalen als je niet betaald, anderzijds dat je deze voorraad niet kunt inzetten als zekerheid onder een voorraadfinanciering (zie verderop). Als de leverancier dat eigendomsvoorbehoud niet expliciet heeft opgenomen kan dit dus wel, door een pandrecht op deze voorraad aan de financier te verstrekken. Meer hierover vind je in het artikel "De inzet van zekerheden voor financiering". De meeste leveranciers zullen echter een eigendomsvoorbehoud hanteren, wat betekent dat voor wat betreft het financieren van je voorraad je veelal zult moeten kiezen tussen of leverancierskrediet of een voorraadfinanciering.
Financiering met klanten
De goedkoopste wijze van financieren is je klanten een vooruit te laten betalen. Gehele of gedeeltelijk. Bij fysieke producten zal dat met name aanbetalingen gaan ter grootte van een percentage van het orderbedrag, bij diensten en abonnementen komt het werken met vooruitbetaling per abonnementsperiode steeds meer voor. Tracht in ieder geval jouw debiteuren policy zo goed mogelijk parallel lopen met wat je aan de crediteurenkant kunt bereiken. Zorg daarbij dat je minimaal dat wat je op je inkoopkostprijs (of uitbestedingskostprijs) moet aanbetalen ook vooruitbetaald krijgt van je klant als aanbetaling. Maar zoals al beschreven staat onder crediteuren, hangt veel af van de wederzijdse onderhandelingsposities. Je kunt die afhankelijk een stukje doorbreken door betalingskortingen te geven voor vroege betalingen. Dit kost je marge, maar dit moet je afwegen tegen de kosten van een externe financiering of de opslag die je crediteuren rekenen voor leverancierskrediet.
Hoewel je de BTW erover wel moet afdragen mag je vooruitbetalingen van klanten niet tot je omzet rekenen voor zover je de tegenprestatie nog niet hebt geleverd. Een vooruitbetaling van een klant creëert daardoor tegelijkertijd een schuld tot levering op je balans. Fiscaal is er een voordeel, want je hebt de cash al ontvangen maar dit behoort nog niet tot je belastbare winst. Financieringstechnisch is van belang dat je openstaande facturen voor aanbetalingen en vooruitbetalingen niet kunt inzetten als zekerheid onder een externe debiteurenfinanciering. Immers, tegenover de vordering die je als onderpand geeft staat een schuld tot levering.
Debiteurenfinanciering
Je uitstaande debiteuren staan het kortste bij echt geld en kunnen daarom prima dienst doen als onderpand voor een financiering die deze debiteuren dan als het ware bevoorschot aan jouw bedrijf. Dus in plaats van maanden op je geld te wachten betaalt jouw debiteurenfinancier het grootste deel van de uitstaande facturen direct aan jou uit, tegen een vergoeding uiteraard. We noemen dit debiteurenfinanciering of "factoring". Er zijn 2 soorten debiteurenfinanciering:
Traditional Factoring o.b.v. stil pandrecht op vorderingen
American Factoring o.b.v. cessie van vorderingen
Factuur financiering o.b.v. zakelijk krediet
1. Traditional factoring
Bij Traditional Factoring krijg je een krediet ter grootte van een bepaald % van het uitstaande debiteurenbedrag in ruil voor een zgn. stil pandrecht op deze vorderingen, maar jij blijft wel eigenaar van de vordering. Traditional Factoring heeft vaak betrekking op de gehele debiteurenportefeuille. Uiteraard speelt de kwaliteit van je debiteuren een rol in zowel de honorering, condities als omvang van de debiteurenfinanciering. Met omvang duiden we op welk % van de uitstaande factuur wordt bevoorschot. Dit percentage begeeft zich, afhankelijk van de kwaliteit van de debiteuren tussen de 60% en 90%. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Traditional factoring is in het algemeen geschikter voor grotere bedrijven met omvangrijke debiteurenportefeuilles, mede omdat aanbieders van deze vorm van debiteurenfinanciering minimum eisen stellen aan de omvang van de debiteurenportefeuille.
2. American factoring
Bij American Factoring verkoop je de vordering aan een andere partij (de financier) via een zgn. akte van cessie. De laatste wordt daardoor eigenaar van die vordering met alle lusten en lasten. Uiteraard zit in de prijs waartegen die de vordering koopt de vergoeding besloten voor winst en risico van de aanbieder van American Factoring. Bij American Factoring kan per vordering de beslissing worden genomen om deze al dan niet over te dragen aan de financier.
Belangrijk aandachtspunt bij cessie van vorderingen is belangrijk dat bij de oorspronkelijke verkooptransactie waaruit de vordering is ontstaan, niet is afgesproken dat cessie is uitgesloten. De cessie kan namelijk achteraf als nietig worden verklaard als dat het geval is. In Nederland ligt er ten tijde van het schrijven van dit artikel wel een wetsvoorstel om het cessieverbod af te schaffen. American Factoring is vanwege haar flexibiliteit de laatste tijd sterk gegroeid in het MKB. Deze vorm van debiteurenfinanciering is over het algemeen geschikter voor ZZP'ers en MKB, te meer omdat je per factuur kunt beslissen of je de kosten wilt maken. Let wel op: het zijn jouw klanten die een andere partij gaan benaderen met herinneringen en nog verdergaande incassomaatregelen als die nodig blijken. Ook communicatie over de factuur en betalingsafspraken, daar kom jij niet meer aan de pas. Vanuit het oogpunt van relatiebeheer is dit dus een nadeel.
3. Factuur financiering
Bij factuurfinanciering kun je elke verstuurde factuur uploaden in de portal van de financier en krijg je heel snel terug of die factuur kan worden bevoorschot en voor hoeveel. Dit kan tot 80%, een en ander natuurlijk afhankelijk van onder meer de kwaliteit van de debiteur die door de factuurfinancier via data en algoritmes wordt vastgesteld. Deze vorm van werkkapitaal financiering is een snelle en eenvoudige.
Vragen of contact
Het je vragen over dit artikel? Wil jij hulp bij je cashmanagement, creditmanagement of bij het kiezen en aanvragen van de juiste werkkapitaalfinanciering? Stuur ons dan je vraag via onderstaand knop, eén van onze financieel adviseurs die hierin expertise heeft zal dan zo snel mogelijk reageren! Je kunt ook direct een online consult aanvragen.