De bekende kleine lettertjes, officieel Algemene Voorwaarden genoemd, dien je als ondernemer ook te hebben om jezelf in te dekken tegenover jouw klanten. Schrikt dat geen potentiële klanten af? En mogen die lettertjes echt zo klein zijn, of moet je ze duidelijker aan jouw klanten presenteren? Wanneer moeten deze gepresenteerd worden? En wat mag er allemaal wel en niet in staan? Dit zijn belangrijke juridische vragen die in dit artikel beantwoordt worden aan de hand van de meest gemaakte fouten in het opstellen én gebruiken van Algemene Voorwaarden.
Zwarte en grijze lijst
Wanneer je als ondernemer denkt aan algemene voorwaarden opstellen, heb je misschien eerder de neiging om even een modelletje "Googlen". Dat is link, want los nog van het copyright dat erop kan rusten, is het belangrijk te toetsen dat er geen (vermoedelijke) onredelijke bepalingen in staan. Dit zijn bepalingen (in de wet "bedingen" genoemd) die in strijd zijn met de wet en op de zogenaamde zwarte en grijze lijst. Deze lijsten gelden ten opzichte van Consumenten en potentieel op grond van een reflexwerking ook ten opzichte van kleine ondernemingen.
Zwarte lijst
Als het beding is opgenomen in de zwarte lijst (Art. 6:236 BW), is dit onredelijk bezwarend. Dat betekent dat die bepaling niet is toegestaan. Dit zijn bedingen zoals het verkorten van de verjaringstermijn of het uitsluiten van het opschortingsrecht. Als zo'n beding is opgenomen in jouw algemene voorwaarden, is de gehele overeenkomst vernietigbaar. De gehele zwarte lijst vind je in dit wetsartikel.
Grijze lijst
Bedingen die in de grijze lijst (Art. 6:237 BW) zijn opgenomen, worden vermoed redelijk bezwarend te zijn. Anders dan de zwarte lijst, zijn deze bedingen niet meteen onredelijk bezwarend. De wederpartij kan een beroep doen op deze bedingen. Jij moet dan gaan bewijzen waarom deze bedingen niet onredelijk bezwarend zijn. Een voorbeeld is om een ongebruikelijk lange of onvoldoende termijn te geven om op een aanbod te reageren. De gehele grijze lijst vind je in dit wetsartikel.
Blauwe lijst
Naast de zwarte en grijze lijst bestaat er ook nog de zogenaamde blauwe lijst. Hierin zijn bedingen opgenomen die afkomstig zijn van het Europees recht (Richtlijn 93/13/EEG). Een beding dat daarin is opgenomen is niet altijd onredelijk bezwarend. Bijvoorbeeld het opzeggen van een overeenkomst voor onbepaalde tijd zonder opzegtermijn. De overeenkomst is wel te ontbinden als de reden van ontbinding een gewichtige reden is. Dit wordt per overeenkomst beoordeeld door de rechter omdat de omstandigheden in bepaalde gevallen anders kunnen zijn. Deze lijst lijkt veel op de grijze lijst, omdat de bedingen niet meteen onredelijk bezwarend zijn.
Van toepassing verklaren
Waar het vaak misgaat in de praktijk, is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden. Wie heeft de voorwaarden als eerste van toepassing verklaard? De koper die zijn inkoopvoorwaarden overlegt of jij als verkoper die jouw algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden overlegt. Als je jouw algemene voorwaarden geldend wilt verklaren, moet degene waarvoor de algemene voorwaarden gelden tijdig op de hoogte worden gesteld. Dit doe je door de inhoud van de algemene voorwaarden tijdens maar het liefst vóór het sluiten van de overeenkomst te verstrekken. Om er zeker van te zijn dat de algemene voorwaarden worden gehanteerd is verwijzen naar de de vindplaats bij de Kamer van Koophandel niet voldoende. Deze moeten toegestuurd of overhandigd worden.
Acceptatie
Uiteraard is het raadzaam degene waarvoor de voorwaarden gelden de ontvangst te laten bevestigen c.q. er voor te laten tekenen. Dit kan op papier of er kan een ontvangstbevestiging verstuurd worden per mail. Online kan de klant de algemene voorwaarden, door deze voor akkoord aan te vinken, ook accepteren. Wanneer niet geprotesteerd wordt tegen de algemene voorwaarden, zijn deze stilzwijgend aanvaard. Als dit niet is gebeurd, kunnen de algemene voorwaarden vernietigd worden. De algemene voorwaarden worden dan geacht niet langer te gelden. Deze vernietigingsgrond geldt echter niet voor een wederpartij die meer dan 50 werknemers in dienst heeft, en ook niet voor wederpartij die een jaarrekening moet publiceren. Zij kunnen wel een beroep doen op redelijkheid en billijkheid (Art. 6:248 lid 2 BW).
Wanneer de wederpartij geen algemene voorwaarden heeft ontvangen, kan hij hier een melding van doen. Uit jurisprudentie blijkt dat het niet altijd noodzakelijk is om de voorwaarden te laten ondertekenen. Als een offerte is ondertekend en de algemene voorwaarden zijn ter hand gesteld, gelden de voorwaarden die zijn genoemd in de offerte ook als onderdeel van de overeenkomst, ook als alleen de offerte is ondertekend. Maar hoe worden de algemene voorwaarden dan daadwerkelijk van toepassing verklaard op de overeenkomst? Dit kan heel gemakkelijk door een zin in de offerte op te nemen waarin de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard én waarin de wederpartij middels ondertekening bevestigt deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen. Hierbij vermeldt je bij voorkeur ook de datum en het nummer waaronder ze zijn gedeponeerd (geregistreerd) bij de Kamer van Koophandel of de Rechtbank. Zo is duidelijk welke voorwaarden van toepassing zijn. Het deponeren is niet verplicht maar wel aan te raden, zodat iedereen ze op elk moment kan opvragen en er geen "versie-discussies" kunnen ontstaan. Daarnaast is dat een extra bewijs dat de algemene voorwaarden geregistreerd zijn.
Veranderingen doorvoeren
Als er veranderingen plaatsvinden binnen het bedrijf worden deze in de praktijk vaak niet doorgevoerd in de algemene voorwaarden. Maar ook veranderingen in de wet worden meestal niet veranderd in de algemene voorwaarden. Een wijzigingsbeding is meestal al opgesteld in de oude algemene voorwaarden. Door de gewijzigde gegevens toe te sturen aan de bestaande contractpartijen zullen de voorwaarden worden gewijzigd. Heb je geen wijzigingsbeding opgenomen in de algemene voorwaarden, dan zul je moeten kunnen aantonen dat de wederpartij de gewijzigde voorwaarden heeft geaccepteerd. Als de wederpartij de gewijzigde voorwaarden niet heeft geaccepteerd, dan blijven de oorspronkelijke voorwaarden in stand voor deze overeenkomst. Dit soort zaken leiden in de praktijk vaker tot problemen, simpelweg omdat ondernemers in de hectiek van de dag niet eraan denken om veranderingen in hun bedrijf of in de wet te gaan vertalen naar hun algemene voorwaarden of lopende contracten. Daarom is het aan te raden om bijvoorbeeld jaarlijks een complete Legal Check-up te laten doen.
Verschil tussen B2B en B2C
Business to Business (B2B) zijn de bedrijven die producten of diensten aan andere bedrijven leveren. Business to Consumer (B2C) zijn bedrijven die producten of diensten verkopen aan consumenten. De consument heeft volgens de wet een zwakkere positie, waardoor deze beter beschermd moet worden. Daarom vind je verschillen in regels omtrent het gebruik van algemene voorwaarden tussen B2B en B2C transacties:
Bedingen moeten duidelijk zijn voor de consument. Zo niet, dan wordt de voor de consument meest gunstige uitleg van een beding toegepast. B2B geniet ook van de gunstigere uitleg maar in mindere mate, aangezien van een ondernemer verwacht wordt dat hij "deskundiger" is.
Bij B2C moet het zogenaamde. herroepingsrecht verplicht zijn opgenomen, bij B2B niet.
De btw-kosten moeten in de prijs worden meegerekend bij een overeenkomst van B2C. Dit hoeft niet bij een overeenkomst van B2B.
Als laatste moeten de verzendkosten worden opgenomen in de algemene voorwaarden bij B2C. Bij B2B beslist de ondernemer of hij de kosten hierin opneemt.
Waar valt de zzp'er (de eigenaar van een eenmanszaak) dan onder? Dat wordt bepaald door de aard van de diensten of producten die hij afneemt. Levert een marketingbureau diensten aan een eenmanszaak die al jaren ervaring heeft met marketing, dan zijn de algemene voorwaarden van toepassing van B2B. Neemt de zzp'er een abonnement af voor een nieuw kassasysteem, dan zouden de algemene voorwaarden van B2C van toepassing kunnen zijn. Zijn de klanten van jouw bedrijf zzp'ers met weinig kennis van de diensten of producten die je aanbiedt, is het niet altijd duidelijk welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. In dat geval kan je beter altijd eerst advies inwinnen bij een juridisch adviseur.
Pas op met copy paste
Bij het opstellen van de algemene voorwaarden wordt er vaak gekopieerd en geplakt uit andere voorwaarden of uit andere overeenkomsten. Dit gebeurt meestal omdat het makkelijker en sneller is dan de voorwaarden af te stemmen op de huidige overeenkomst. Hoewel het misschien wel makkelijker en sneller is, moet je toch juridische expertise hebben om te beoordelen of de bedingen in de voorwaarden kloppen met de wet, zoals hierboven beschreven.
Het kopiëren van de algemene voorwaarden is daarenboven niet toegestaan. Op de inhoud van de algemene voorwaarden rusten namelijk auteursrechten. Dit houdt in dat het bedrijf waarvan de voorwaarden zijn gekopieerd, kan eisen dat je geen gebruik meer mag maken van deze voorwaarden. Het kan ook zo zijn dat je voorwaarden hebt gekopieerd die gelden voor bepaalde bedrijfsactiviteiten. De gekopieerde voorwaarden dienen aangepast te worden als je toch de inhoud wilt gebruiken. Ze moeten namelijk wel aansluiten bij jouw werkzaamheden.
Conclusie
Het opstellen én het gebruik van algemene voorwaarden is niet zo simpel als dat het op het eerste gezicht lijkt. Dat blijkt ook uit de vele problemen en rechtszaken die er in de praktijk ontstaan hierover. Twijfel je? Neem dan het zekere voor het onzekere en win juridisch advies in bij onze juristen.
De volgende zaken kun je in ieder geval al zelf checken:
Jouw algemene voorwaarden moeten van toepassing verklaard zijn op elke overeenkomst met klanten.
Deze algemene voorwaarden moeten op tijd aan de klant zijn verstrekt, dit kan door toezending of overhandiging.
Als beide opties niet mogelijk zijn, moeten de algemene voorwaarden ter inzage liggen bij de KvK. Als dit niet juist gebeurt, dan kan de klant de algemene voorwaarden vernietigen. De voorwaarden moeten geaccepteerd worden door de klant.
De inhoud moet niet in strijd zijn met de wet, denk hierbij aan de zwarte en grijze lijst. Vermijd de zwarte lijst, wees voorzichtig met grijze en blauwe bepalingen en onthoud dat daar een discussie over kan ontstaan. Kijk dus goed naar de wettelijke regels die opgenomen zijn in beide lijsten en voorkom dat de algemene voorwaarden (vermoedelijk) onredelijk bezwarend zijn.
Vragen of contact
Wil je je algemene voorwaarden laten checken of opstellen? Heb je problemen met een klant over de geldigheid van je algemene voorwaarden? Of andere juridische vragen? Door middel van onderstaande knop kom je in contact met één van onze juridisch adviseurs, deze zal dan zo snel mogelijk reageren! Je kunt ook direct een online consult inplannen.